在上一篇“參展商那些事兒”中，和大家分享了展會上如何做有效傳播這一話題，其中提及，活動傳播越來越成為一個重要的傳播方式，引起了越來越多企業的重視。本期我們就聚焦這一話題，來和大家探討交流。
首先要明確的是，如果把一場活動看成是一個項目的話，那每一場活動都是一個全新的項目，不同類型、不同主題的活動在策劃和組織上，都會有不同的方式方法，即便是多次舉辦的同類型活動，每一次也都會有新的情況和問題出現，而且在展會期間舉辦活動又更具特殊性，但是，也并不是沒有章法可循，從策劃到執行，舉辦一場活動所需要重點考慮的幾個因素以及如何一步一步實現它的幾大步驟都是相通的，下面為大家梳理。
活動策劃
目的導向 全盤考慮
一切活動，策劃先行。
策劃是對從活動創意到最終呈現的整體構想，以及為了實現目標，要去整合哪些資源、投入多少人力和財力、借助展會哪些公共資源等進行統籌謀劃。活動策劃時，需要重點從以下幾個方面考慮：
1活動目的
這是策劃一切活動的出發點。在市場行為中，搞活動不能是作秀，一定要圍繞著企業的意圖來進行，目的導向是貫穿于從策劃到執行全過程的準則，也是應對突發情況的大原則。所以首先要明確目的，是為了宣傳新產品，推廣新技術，還是傳遞企業的戰略規劃，還是就是為了招商、簽單，還是客戶答謝，還是踐行公益傳播正能量……出發點有很多，但一定要明確并堅定。
2資源整合
為了實現既定目標，需要吸引和整合哪些人群參加，受眾人群是誰，這也是要重點考慮的因素。一般包括領導資源、專家資源、客戶資源、媒體資源等，通過哪些渠道和方式能夠邀請到場，這都需要做到心中有譜。當然，并不是任何一場活動都需要把各類人群都邀請到，還是應該從目的出發，進行針對性的資源整合。
3時間和地點
展會期間舉辦活動，在時間和空間上都具有一定的特殊性，兩者要整體考慮。
一般情況下，活動安排在展會客流量比較大的前三天來舉辦是最有效的，但最終確定哪個時段，哪個場地，都需要根據活動的內容、時長、規模來考量，并按照主辦方對現場秩序的整體要求，以及結合主辦方自身活動的安排，互相融合，避免沖突。就展會現場可舉辦活動的場地而言，一般有三處：
1>企業展廳內：該區域企業支配自主性較高，同時能夠與產品融為一體，體驗性較強，但是受空間所限，只能舉辦一些小型活動（15人以下），諸如媒體見面會、VIP品鑒會等，并要符合主辦方對現場秩序的統一要求，一般不建議在展位上舉辦活動。
2>主辦方論壇區：優勢在于場地開闊，參與性強，能夠借助現場人流，擴大影響面，但是，在內容和形式上都要嚴格遵循主辦方的要求，保證活動品質，適合以新產品、新技術、新模式等為主要內容的宣講活動。
3>展館會議室：該區域相對獨立，更安靜，但自然的觀眾流量較少，若是針對性極強且企業有固定受眾人群的話，可以選擇在會議室舉辦。
以上主要是展會現場的時間和場地建議，如果舉辦大型宴會、經銷商大會、培訓會等活動只能在酒店或工廠舉行，靈活性更大。
4主題及流程設計
這是一場活動的內容核心，也是最具吸引力和傳播力的一個環節。所以，要為一場活動起一個響亮的名字，同時還要有一個焦點主題，并設計一套完整且合理的活動流程，這些至關重要，因為接下來圍繞活動的一切傳播都會以這些內容為基礎素材，包括邀約、預熱、宣傳等等。
5預算
每一場活動的內容、形式、規模、規格都不盡相同，那需要的人力和財力也千差萬別，總的來說主要包含這些方面：場地費、物料費、嘉賓費、招待費、交通費、宣傳費等。內容策劃完成后，需要針對具體活動所涉及的每一個環節，制定更加完善的預算方案。
活動籌備
分工協作 有序推進
從策劃階段轉向籌備實施階段時，首先要做的是制定以時間倒推為主線，涵蓋每項工作板塊及具體工作內容、板塊負責人、完成時間等內容的《分工推進計劃表》，只有這樣，才能做到分工明確、協作順暢、有條不紊，才能與展會其他籌備工作相銜接，避免出現顧東不顧西、半路交接信息不暢、關鍵時間關鍵崗位人員缺席等現象。籌備期間所涉及的工作大致可以分為以下幾大板塊：
1定向邀約
雖然展會期間舉辦活動能夠借助于現場的人流優勢，但這不是全部，而且不可控，所以，企業還是要以自我定向邀約為核心，才能確保活動的效果。
1>邀約的第一步，就是要有邀請函，也就是要根據前面提到的活動題目、主題、流程等內容設計制作，微信版、紙質版、短信版等等，保證對外發布的信息統一，而且品質盡可能高，代表著企業的門面。
2>邀約方式：將活動邀約與展會邀約相結合，將企業的產品信息、營銷信息、活動信息等內容同時傳遞，以提高效率，采用微信、短信、電話等多種邀約方式，多輪次確認，以確保準確性。
2物料準備
各種宣傳物料、活動現場所用到的各類圖片、音視頻等素材。（根據具體活動內容準備）
3宣傳造勢
借助行業媒體資源，充分利用自媒體、新媒體進行多輪次推送，盡量做到每次的內容有所創新，以免產生視覺疲勞。
現場執行
充分彩排 把控節奏
經過了前期縝密的籌備，現場的呈現才是最終目標，現場執行的工作同樣需要按照計劃和分工協作來開展，主要涉及三大方面：
1活動前彩排
再小的活動、再簡單的流程，都需要在活動之前進行充分的彩排演練，無論前期考慮得多么全面，現場總會出現新的問題，充分彩排就是要把各種問題提前規避掉。
2參會人員接待
服務細節彰顯企業的管理水平和企業文化。
3控制節奏
對于展會現場的活動來說，由于受眾人群是流動的，企業的活動要盡量以最節省的時間傳遞最有價值的信息，留住聽眾，確保效果。而場外的活動，也應該控制好節奏，不拖沓，不冷場，能夠實現一氣呵成為最佳。
后期宣傳
提煉亮點 多角度傳播
活動的傳播價值，一方面體現在活動現場的面對面傳播，一方面體現在以此為內容的線上廣泛宣傳。所以，活動的結束不代表工作的終結，在對參會人員進行會后致謝和對潛在客戶進行后期跟蹤的同時，要對活動現場的內容，包括圖文、音視頻等，從不同角度來挖掘新聞點，借助行業媒體和自媒體進行二次傳播，以將活動傳播的效果發揮至最大化。
總得來說，舉辦活動一般都會遵循這樣一條主線：明確目的——創意風暴——整體策劃——制定預算——分工推進——現場執行——二次傳播，展期活動更是在此框架之下，還要充分考慮現場環境、如何利用展會公共資源、如何與展示相結合、如何與工廠相結合等諸多實際因素，只有做到盡可能全面、縝密、環環相扣，才能將展期活動的效果和意義發揮至最大化。
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